L'organisation de la comptabilité par documents, bilan et plan comptable
La première opération nécessaire est de dresser la liste des informations que l'on souhaite « suivre » distinctement, c'est à-dire de prévoir les comptes qu'il est nécessaire et suffisant d'ouvrir pour disposer de ces informations en temps utile.
II est clair que cette prévision relative à l'instrument doit tenir compte à la fois:
- Des particularités de dimension, d'organisation et d'activité de l'entreprise concernée;
- Des principes généraux relatifs à l'instrument comptable lui même.
Il ne s'agit en effet pas seulement d'établir une nomenclature de comptes mais aussi d'organiser leurs relations: c'est cet ensemble que l'on appelle le
Plan comptable de l'entreprise
Il existe, en France et dans de nombreux pays, sous des formes diversifiées, des « plans types » qui facilitent sensiblement les choix à faire, mais ce concours extérieur ne dispense pas de l'obligation de choisir. Il est vrai que l'on peut toujours compléter autant que de besoin, par l'ouverture de nouveaux comptes, pour des analyses ou des opérations que l'on n'aurait pas prévues à l'origine; encore faut il que l'organisation ne soit pas remise en question par de telles additions.
Le plan comptable comporte donc inévitablement.
- Les comptes de bilan;
- Les comptes de calcul de résultat nécessaires à la fois aux besoins internes de l'entreprise c'est à dire à sa gestion et aux informations que l'entreprise doit fournir à l'extérieur, à ses actionnaires aussi bien qu'à l'administration et, particulièrement, à l'administration fiscale.
Pour que le plan comptable puisse être convenablement utilisé, il est encore indispensable, non seulement de fixer la forme matérielle des documents comptables mais aussi de prévoir la manière dont on pourra saisir les informations à enregistrer (les procédures), c'est à dire de recenser les « faits comptables » et les documents à l'établissement desquels ils donnent lieu.
Ces derniers documents, qui constituent la base des enregistrements comptables, peuvent être:
- Soit internes lorsque le «fait comptable» naît dans l'entreprise elle même : bon de sortie de stock, fiche de paie d'un salaire, facture de vente, etc.;
- Soit externes lorsque le «fait comptable » a une origine extérieure à l'entreprise: «quittance» de loyer, avertissement fiscal, facture d'un fournisseur, etc.
- Les documents comptables doivent permettre trois modes d'enregistrement destinés, respectivement, à trois nécessités distinctes:
- L'enregistrement chronologique, réalisé en principe au jour le jour, dont l'instrument est pour cette raison appelé journal;
- L'enregistrement analytique, qui constitue le support de l'observation distincte dont nous avons ressenti la nécessité et dont nous savons déjà qu'il repose sur la tenue des comptes; en fait, on appelle «grand livre » le document ou l'ensemble de documents utilisés pour la tenue de ces comptes;
- Une connaissance d'ordre synthétique, qui réunit l'ensemble des informations analytiques et dont nous avons déjà évoqué l'existence: c'est la « balance des comptes », document périodique où figurent tous les comptes, leurs totaux et leurs soldes et qui présente, de ce fait, un moyen de vérification arithmétique des enregistrements.
La forme matérielle de présentation de ces documents a, évidemment, évolué au fur et à mesure du développement des moyens mis à la disposition du comptable.
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